Veštine pisanja pisma i mejla

Poslovno pismo ili mejl pravilno se sastavljaju tako da se sastoje iz deset delova, ali mnoge firme radije koriste sopstvene stilove. Najčešće se u poslovnom pismu (mejlu) pasusi ne poravnavaju.

Ovo su delovi poslovnog pisma (mejla).

Zaglavlje

Zaglavlje možete pisati u gornjem desnom uglu pisma. Međutim, većina firmi se odlučila za to da koristi listove papira / telo mejla na kojima je zaglavlje već prikazano (memorandum). Veoma je koristan deo poslovnog pisma (mejla), jer sadrži poneku korisnu informaciju o kompaniji – njeno ime i adresu, telefon, i-mejl i broj faksa.

Datum

Sva pisma (mejlovi) moraju imati naznačen datum. On je napisan ispod zaglavlja. Postoje dve standardne forme za pisanje datuma:
8. mart 2014. i 8.3.2014. (može se koristiti i rimski broj za mesec umesto arapskog).

Onaj kome se pismo šalje, adresira (adresant) / To:

Adresant je osoba kojoj se pismo (mejl) šalje, a ime i adresa te osobe se kucaju ispod datuma, obično do margine / u mejlu u prvo polje, predviđeno za to. Ponekad možete dodati „Na ruke...", što znači da pismo treba uručiti određenoj osobi.

Uvodni pozdrav

Nakon primaočeve adrese piše se uvodni pozdrav. Kada ne znate ime primaoca, možete napisati „Poštovani / Dragi gospodine" ili „Poštovana / Draga gospođo". Ako pišemo kompaniji, možemo početi pismo (mejl) sa „Poštovana / Draga gospodo".

Ako znate primaočevo ime, treba da počnete sa „Poštovani / Dragi gospodine _____", „Poštovana / Draga gospođo / gospođice _____".

Tema pisma (mejla)

Tema pisma (mejla) nam otkriva njegov sadržaj, na primer, broj porudžbenice ili priznanice. Kada pišete mejl, sažeto navedite temu u koloni za predmet (Subject).

Telo pisma (mejla)

Ovo je središnji deo pisma (mejla) koji nam daje osnovne informacije. Trebalo bi da bude napisan jednostavno, jasno i precizno. Mnogo je lakše a

ko telo pisma podelite na pasuse, pri čemu svaki pasus odgovara jednoj temi.

Završni pozdrav

Završni pozdrav prati način na koji je oblikovan uvodni pozdrav. Ako počnemo pismo sa „Poštovani/a gospodine / gospođo/gospođice" (primalac je nepoznat), završavamo sa „S poštovanjem". Ako počnemo sa npr. „Draga gospođo Marković" (primalac je poznat), završavamo sa npr. „Srdačan pozdrav".

Potpis

Potpis se stavlja ispod završnog obraćanja.

Ime pošiljaoca i titula u kompaniji

Njih kucate ispod potpisa. Ponekad postoje inicijali p.p. pokraj pošiljaočevog imena. Ovo znači da je pismo potpisao neko drugi umesto pisca (npr. sekretarica može potpisati pismo u ime svog šefa). Slova p.p. predstavljaju latinsku frazu „per procturationem". Danas je uobičajenije da svako ima lični mejl i da piše u svoje ime, a da je uz potpis navedena i njegova pozicija u kompaniji i podaci za uspostavljanje kontakta.

Dodaci (prilozi)

Vi možete dodati nešto uz pismo (prospekt, fakturu, narudžbenicu, itd) i onda pišete PRIL. skraćenicu od priloženo, na dnu pisma, sa predmetom ili bez predmeta koji dodajemo. Trebalo bi i da u tekstu napomenete da se određeni predmeti prilažu uz pismo. U mejlu je to rešeno prilogom, koji možete priključiti kao fajl glavnom mejlu.