Poslovni sastanak

Sastanci u kompaniji su jedan od najčešćih oblika razmene informacija, prikupljanja predloga i planiranja budućih akcija. Veština pripremanja i vođenja sastanaka neophodna je u poslovnom svetu.

Pre sastanka

Priprema materijala i osiguravanje tehničkih uslova su dve osnovne stvari prilikom organizacije sastanka. Neophodno je da se dnevni red na vreme dostavi svim planiranim učesnicima, ako je moguće sa uvodnim izlaganjem i analizama, ali u sažetom obliku. Ukoliko uvodni materijal ipak nije dostavljen uz poziv, potrebno je, za početak sastanka, pripremiti kratko i jasno izlaganje iz koga će biti razumljiv cilj sastanka.

Pored uvodnog dela, i ostatak izlaganja bi trebalo da bude dobro osmišljen, odnosno da sadrži analizu određenog problema, uz iznošenje tačnih i potpunih podataka, kao i zadataka, mera i rešenja koji bi trebalo da se donesu.

Na sastanku

Stručnjaci preporučuju da sastanak ne traje duže od jednog i po sata, jer je prosečnom čoveku posle tog perioda teško da se koncentriše na određeni posao; veća je verovatnoća da će doći do greške, a isto tako je veća i mogućnost konflikta. Sastanak, pre svega, treba planirati tako da on traje umereno, da ne bi došlo do zamora i dosade. Ako se sastanak oduži, treba planirati pauzu.

Kada sastanak počne, najvažniju ulogu ima predsedavajući. Pored vođenja računa o celokupnom trajanju sastanka, on bi trebalo da pazi i na trajanje pojedinih diskusija. Diskutanti moraju biti svesni toga da trajanje pojedinih izlaganja mora biti obrnuto proporcionalno broju učesnika. Opšte pravilo koje ističu stručnjaci jeste da diskusija posle 60 minuta postaje neefikasna, posle 90 nezanimljiva, a posle 120 beskorisna, često sa lošim i štetnim zaključcima. Ako je već neophodno da sastanak bude duži, predsedavajući posle 90 minuta treba da oglasi pauzu, a posle dva časa da obavezno završi ili prekine sastanak. Predsedavajući bi, naravno, trebalo da je u potpunosti upoznat sa problematikom o kojoj se raspravlja, kao i da vodi diskusiju u smeru postizanja cilja sastanka. On bi, takođe, trebalo da vodi računa o održavanje pažnje učesnika, da stimuliše raspravu i održava atmosferu saradnje i timskog rada, bez ulaska u polemiku i uz uvažavanje mišljenja učesnika.

Diskusiju bi trebalo usmeravati na problem i rešenje, a ne na ličnosti i na greške, odnosno na prekršioce, jer praksa pokazuje da, kada se učesnici orijentišu samo na napad ili odbranu, onda tu nema zajedničkog rada, ni timskog traženja najboljih rešenja. Takva atmosfera se može preneti i van sastanka, što može da pogorša odnose i saradnju na samom radnom mestu.

Učesnici kvalitetnog sastanka su koncentrisani i pripremljeni, tako da je učešće u diskusiji konstruktivno, jasno, sažeto, bez nepotrebnih ponavljanja detalja iz prethodnih diskusija. Istupanje učesnika je višestruko korisna stvar, jer se ono koristi i za upoznavanje sredine sa razmišljanjima i stavovima pojedinaca. Govornik na sastanku pokazuje svoju kulturu, elokventnost, logiku, zaključivanje, pronicljivost, uverenje, sposobnost za zajednički rad i sl. Takva zapažanja rukovodioci mogu da koriste za kasniju podelu zadataka, odnosno za ocenjivanje sposobnosti pojedinaca i za njihovo napredovanje. Učesnici bi trebalo da budu aktivni, naročito ako ocenjuju da se donosi pogrešan zaključak, jer su, u protivnom, i sami pred kolektivom odgovorni za njegovo donošenje.